Introduktion

Følgende er en redegørelse for Studenterhuset RUCs persondatapolitik. Heraf fremgår det hvilke data vi indsamler, hvor længe vi opbevarer dem og med hvilket formål, og hvad du har af rettigheder i forhold til beskyttelse af dine data.  

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til Studenterhusets bestyrelse eller vores administrative medarbejder:

Kontaktoplysninger på persondataansvarlige

Foreningen Studenterhuset RUC 

kontakt@studenterhuset@ruc.dk

Dataansvarlig

Studenterhuset Roskilde Universitet 

Universitetsvej 01, Bygning 13 

4000 Roskilde 

Vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis du, dit studie eller en anden part har udleveret til os i forbindelse med din tilknytning til Studenterhuset RUC.

Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores forpligtelser som repræsentanter for Studenterhuset RUC. Dette kan for eksempel være kontaktoplysninger på enkeltpersoner fra Studenterhusets bestyrelse, den administrative medarbejder eller kasserer. Vi varetager desuden også kontaktoplysninger på organisationer, der låner Studenterhusets kontorer i forbindelse med deres foreningsarbejde. Vi opbevarer disse oplysninger, så det er muligt at varetage kontakten imellem de forskellige bestyrelsesmedlemmer internt, og kommunikationen med de andre organisationer i huset.

Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne opfylde vores forpligtelser som repræsentant for de studerende.

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

• Navn, adresse, telefon, e-mail

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. 

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

• Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få dine personoplysninger slettet.
• Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/

Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Studenterhuset RUC. Undtagelsen er i disse tilfælde:

• Med dit samtykke

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for tudenterhuset RUC, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af alle personoplysninger.

• Til ekstern databehandling

Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores Persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.

• Af juridiske årsager

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Studenterhuset RUC, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
• Holde Studenterhuset RUC fri fra skade, vores medlemmer eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere.

Informationssikkerhed

Vi arbejder hårdt for at beskytte Studenterhuset RUC og vores aktive mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på Studenterhuset RUC 

• Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.

Ændringer

Vores persondatapolitik kan ændres. Hvis dette sker, vil vi sikre os at information om ændringerne når frem til personer denne politik omhandler. Dette er for eksempel Studenterhuset RUCs aktuelle indvalgte.